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La Comunicazione Interna durante la crisi Covid-19

Maggio 2020 – Emergenza Covid – Italia – Milano

Siamo nella fase finale del lungo periodo di Lockdown e la situazione è difficile, strana e complessa: il disorientamento di questa emergenza ha toccato tutti dalle istituzioni, alle aziende alle persone.

Da diverse settimane viviamo in una condizione nuova, vincolati ognuno a casa propria forzati dalla necessità del distanziamento sociale per evitare il contagio.

Per molti il lavoro si è fermato inevitabilmente, per altri sta proseguendo da casa in modalità smartworking, e grazie alle tecnologie e alle piattaforme disponibili è stato possibile continuare a interagire con la propria community di utenti, ma è innegabile che la nuova situazione di lockdown ha introdotto dei forti cambiamenti nel contesto in cui operiamo.

LA COMUNICAZIONE INTERNA NELLA CRISI COVID-19

La comunicazione interna delle aziende richiede la formulazione di nuovi piani di comunicazione che tengano conto di uno scenario dove tutto è improvvisamente cambiato, e appare subito complesso, incerto e soprattutto imprevedibile:

  1. i piani definiti a inizio anno vengono stravolti perché erano stati programmati in base a uno sviluppo del business, che improvvisamente ha subito uno stop o comunque un grande rallentamento; di conseguenza i budget definiti a inizio anno subiscono dei drastici tagli o dei ridimensionamenti importanti e i team di lavoro si trovano quindi nell’esigenza di ridefinire totalmente i piani già approvati con un approccio tipico della navigazione a vista
  2. i tempi dell’emergenza, i comportamenti da tenere, i processi di lavoro, la tenuta dell’ecosistema aziendale sono tutti fronti che improvvisamente appaiono incerti, su cui è impossibile fare una programmazione a medio termine e diventa soprattutto difficile poter prendere delle decisioni nette con una rotta lineare.
  3. Scompare tutta la comunicazione generata dall’interazione e dall’esperienza diretta e scompare la comunicazione informale che normalmente si sviluppa all’interno dell’ambiente di lavoro.
  4. Il contesto di ansia e timore per ciò che sta succedendo associato all’isolamento genera minacce per un equilibrio psicologico sereno e stabile.

Di conseguenza l’adozione improvvisa dello smartworking di fatto rende concreta una organizzazione che potrà essere gestita, guidata e monitorata solo dai risultati; il raggiungimento degli obiettivi l’unico indicatore per misurare l’efficacia del lavoro.

VIDEOCONFERENCE

Ma lo smartworking non è tutto; in questo contesto emergono subito l’importanza e la necessità di poter operare con dei canali di comunicazione interna efficaci con dei canali multimediali come un video portale o una web-radio su intranet-webtv e con degli strumenti partecipativi come app mobile e videochat di gruppo.

Le aziende e le organizzazioni che si saranno meglio attrezzate negli ultimi anni, in questa fase di crisi molto delicata, avranno la possibilità di poter operare con maggiore efficacia e tempestività raggiungendo il proprio personale uniformemente e soprattutto con dei contenuti mirati.

Queste piattaforme sono oggi imprescindibili, perché offrono velocemente informazioni e contenuti con grande semplicità di accesso e fruizione, con la possibilità di monitorare l’utilizzo grazie a tecnologie sempre più mature e performanti ma ricordiamoci sempre che sono strumenti e i contenitori.

VIDECOMUNICAZIONE AZIENDALE

I contenuti e le modalità di realizzazione e un team di comunicazione guidato da un buon manager di comunicazione interna in grado di progettare e produrre i contenuti e generare un palinsesto efficace sono poi gli altri elementi indispensabili, e la qualità della comunicazione è direttamente proporzionale alla qualità di progettazione e di produzione degli stessi.

Tornando al tema della Comunicazione durante il COVID cosa è consigliabile fare:

QUALI CANALI DI COMUNICAZIONE?

Ogni azienda ha il proprio set di canali di comunicazione ma è importante segnalare che, in questo specifico caso inatteso, quelli più efficaci sono i canali che offrono una comunicazione diretta e coinvolgente, in modalità broadcast e con la possibilità di poter avere un’interazione bidirezionale.

Video Portale / Web Tv / Web Radio: la possibilità di utilizzo di un canale aziendale offre l’opportunità per consentire al Ceo o al Titolare dell’azienda, e ai manager di parlare in diretta streaming direttamente a tutto il personale o al proprio reparto per spiegare la situazione, dare indicazioni e rassicurazioni.

La pandemia è un evento eccezionale dove è fondamentale essere presenti in prima persona metterci la faccia e mai come in questo caso l’effetto psicologico di una diretta è importante sulla comunità del personale.

Questo tipo di canale consente poi l’erogazione di contenuti di video/audio-informazione, dei veri e propri audio/videogiornali, e in cui è possibile in pochi minuti dare un quadro della situazione sui vari fronti.

Ci sono altri canali di comunicazione che, se disponibili, in questi casi sono molto utili: 

avere un’app mobile di comunicazione interna e/o di facility management, sviluppata per concentrare in un unico contenitore tutte le informazioni, i servizi e i documenti utili per il personale,

consente di sfruttare un canale efficiente molto importanti durante il periodo di crisi, sempre connesso per comunicare in tempo reale con servizi di messaggi, alert e notifiche push, con tutti i propri collaboratori e con tutti gli stakeholder.

I social network aziendali, e videochat intesi come piattaforme collaborative per il coinvolgimento diretto dei dipendenti, dove possono interagire direttamente esprimere opinioni dirette, e partecipare alla condivisione di iniziative e progetti, diventano, nella situazione di crisi, strumenti molto potenti anche per  monitorare anche il sentiment attraverso la richiesta di pareri e stati d’animo. Sentendosi coinvolti i lavoratori possono sviluppare un senso di maggiore consapevolezza e comprensione dei problemi aziendali.

Newsletter e mail poi chiudono i canali digitali disponibili dove l’interazione è sicuramente più tradizionale e formale.

COME ORGANIZZARSI

È necessario creare un planner per gestire il palinsesto dei contenuti differenziati in base alle necessità rispetto ai canali a disposizione, nel rispetto delle caratteristiche e della frequenza di fruizione da parte degli utenti.

Tempestività, flessibilità e frequenza sono le caratteristiche fondamentali l’informazione operativa finalizzate anche a rafforzare il senso di appartenenza all’azienda e la convergenza verso obiettivi comuni.

In questi casi una comunicazione trasparente dove si indicano i nuovi piani per guardare insieme al futuro tutti insieme, richiedendo senso di responsabilità per il raggiungimento degli obiettivi, crea il giusto supporto motivazionale depotenziando realisticamente tante paure.

COME COMUNICARE

Nei processi di comunicazione, soprattutto nelle situazioni critiche, l’ascolto è fondamentale: l’interazione diretta con i dipendenti, per comprendere le loro ansie e paure, attraverso il racconto delle loro storie, dei problemi nello sviluppo della propria attività.

Il palinsesto dei contenuti deve essere calibrato alla realtà di questa emergenza:

messaggi chiari e diretti, obiettivi ben definiti a breve termine, sottolineatura della flessibilità necessaria in base a uno scenario mutevole e incerto in continua evoluzione;

Il taglio sempre autorevole:Una leadership veramente responsabile è l’unico modo in cui un’organizzazione può superare l’incertezza in un mondo che è stato ribaltato.

Comunicare la strategia all’interno dell’organizzazione: I leader devono garantire che i dipendenti abbiano la chiarezza completa in termini di visione dell’azienda per svolgere efficacemente il proprio lavoro. La creazione di una serie di obiettivi ben definiti può aiutare le persone a rimanere coinvolte e a ridurre i livelli di stress.

Esprimere ottimismo sull’azienda e sul suo futuro : Molti dipendenti possono sentirsi isolati e disconnessi nel mondo virtuale, quindi i leader devono fornire supporto, energia positiva e un senso di speranza per il futuro.

Affrontare questioni difficili e prendere decisioni difficili e condividere le linee guida di comportamento

Coinvolgere e responsabilizzare e dimostrare la comprensione delle difficoltà
buoni leader chiariscono le reciproche aspettative rafforzando costantemente ciò che è importante e ciò a cui i dipendenti dovrebbero dare la priorità nei loro ruoli.

Il tone of voice deve essere sempre omogeneo fra tutti i manager e deve riflettere un ruolo di guida che indica una chiara direzione e fornisce energia e motivazione; Deve trasmettere senso di comunità e di appartenenza, guardare al futuro con speranza. Il tono di voce deve abbandonare in questi casi la formalità tradizionale e dare un senso di vicinanza anche sugli aspetti delicati della vita privata.

COSA COMUNICARE

Questi sono alcuni esempi delle informazioni e dei moduli di comunicazione che sarebbe opportuno condividere con il personale e i collaboratori:

LIVE STREAMING
  • Diretta Streaming videoconference: la comunicazione dello scenario di crisi esterna e dei riflessi sull’attività dell’azienda presentando possibilmente 2/3 ipotesi per essere estremamente trasparenti sul futuro
  • Diretta Streaming videoconference: la governance e il piano strategico che l’azienda ha attivato per far fronte alla crisi in 2/3 scenari.
  • Videoreportage: presentare tutte le precauzioni e le disposizioni prese dall’azienda nell’interesse dei lavoratori per affrontare l’operatività su tutti i fronti critici e di rischio sottolineando i gli impatti sull’organizzazione.
  • Videopresentazioni / videoconference / videointerviste: presentare le persone e i manager a cui fare riferimento nelle varie situazioni di crisi
  • Videopresentazioni / videoconference: responsabilizzare i dipendenti sottolineando la necessità di rispetto delle regole di sicurezza
  • Videonews / videinterviste : consigli e suggerimenti per gestire il proprio tempo libero.
  • Micro Videocorsi : Le regole di comportamento a tutela della salute.
  • Presentazione e documentazione: Le regole del gioco, il regolamento che determina in modo chiaro i comportamenti, le responsabilità, i doveri e diritti.
  • Presentazione e documentazione : Time Table condiviso con le scadenze rilevanti e le indicazioni delle eventuali turnazioni di lavoro
  • Microcorsi / webinar interni: I programmi di formazione online; la mancata attività operativa può trasformarsi in attività formativa.
  • Videocall / videointerviste / vox populi: coinvolgimento di varie figure chiave del personale per consentire di raccontare le proprie storie e la propria esperienza nell’affrontare la situazione di crisi, per creare coesione e partecipazione
  • La modulistica autorizzativa che regola il lockdowne gli originali normativi.
  • Videocall: supporto psicologico per un primo livello di aiuto, con colloqui personali e di gruppo, per affrontare l’isolamento e l’angoscia di una situazione che non ha contorni precisi e che destabilizza le persone
Live streaming
WEBINAR – VIDEOCONFERENCE

Mentre affrontiamo l’ignoto, è chiaro che la responsabilità della leadership diventa un fattore molto importante, e gli strumenti digitali, nelle varie declinazioni d’uso, offrono soluzioni efficaci e coinvolgenti.

La comunicazione interna impostata sui vari canali digitali, acquisisce ancora più importanza strategica per le organizzazioni in tempi di crisi o cambiamenti drastici. Ma forse ancora più importante, è necessario che i team sappiano affrontare con grande motivazione e coesione cercando di sfruttare l’opportunità dello smartworking  per rimanere più connessi e resistenti che mai.

In Avriolab abbiamo un team molto preparato che ha alle spalle una grande esperienza nel settore della comunicazione interna e nella gestione di eventi, in grado di aiutare le aziende sia nel design e nell’implementazione di nuovi canali digitali, sia nell’impostazione della strategia di comunicazione interna ma soprattutto nella costruzione di un palinsesto adeguato di contenuti mirati.

Per maggiori informazioni potete consultare il sito :  https://www.avriolab.com/

e potete contattarmi : sergio.curadi@avriolab.com

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